Aber auch Altverträge, die Arbeitgeber wegen Vertragsänderungen anfassen, müssen sie entsprechend angleichen. Wichtig zu wissen: Es gibt keine Übergangsfrist, Betriebe sind aufgefordert, die neuen Regelungen ab 1. August 2022 anzuwenden. Ziel ist es, die Beschäftigung für Arbeitnehmer transparenter und vorhersehbarer zu gestalten.

Mit der Neuauflage des Gesetzes sind die Betriebe aufgefordert, Neuverträge nach den neuen Vorgaben zu verfassen. Bislang genügte es, wenn der Mitarbeiter spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses einen Arbeitsvertrag schriftlich und unterzeichnet erhielt, der die Anschrift der Vertragsparteien, den Beginn der Beschäftigung und bei befristeten Arbeitsverhältnissen die Dauer, Arbeitsort, Arbeitszeiten und die Zahl der Urlaubstage benannte. Außerdem war eine kurze Tätigkeitsbeschreibung vorzunehmen und eine Kündigungsfrist anzugeben.

Mit den beschlossenen Änderungen des Nachweisgesetzes werden die bereits geltenden Pflichten erweitert und weitere Anforderungen an Arbeitsbedingungen gestellt. Sie gelten für alle Arbeitnehmer. Die bisher enthaltene Ausnahme für Aushilfen, die höchstens einen Monat beschäftigt sind, wird gestrichen.  Ziel des Nachweisgesetzes ist es, Arbeitnehmer über den Inhalt ihres Arbeitsvertrags in schriftlicher Form hinreichend zu informieren und für alle Beteiligten Transparenz zu schaffen.

Neben den bisher schon bestehenden Nachweispflichten sieht das Gesetz nun insbesondere die folgenden erweiterten Angaben vor:

• Bei der Zusammensetzung des Arbeitsentgelts auch die Vergütung von Überstunden sowie die Art der Auszahlung.
• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
• Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
• Dauer einer vereinbarten Probezeit.
• Hinweis, wenn der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann.
• Bei Arbeit auf Abruf, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat.
• Ein etwaiger Anspruch auf eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung.
• Informationen über den Versorgungsträger, wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über einen solchen zusagt.
• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für eine Kündigung und zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

Auswirkungen für neue und alte Arbeitsverträge

Die neuen Nachweispflichten gelten unmittelbar gegenüber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die ihr Beschäftigungsverhältnis am 1. August 2022 beginnen. Bereits am ersten Arbeitstag müssen Betriebe neuen Mitarbeitenden einen Teil der Informationen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Überstunden, Arbeitszeit) schriftlich aushändigen. Weitere Informationen (insbes. Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden) müssen innerhalb von sieben Tagen nachgereicht werden. Für die übrigen Informationen hat der Arbeitgeber einen Monat Zeit.

Letztlich empfiehlt sich für die Praxis, dass neue Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bereits vor Arbeitsbeginn die neuen Verträge inklusiver aller erforderlichen Informationen unterzeichnen sollten.

Verträge von Mitarbeitenden, die bereits vor dem 1. August 2022 in einem Unternehmen beschäftigt waren, bleiben hingegen unverändert. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben allerdings das Recht, ihren Arbeitgebenden dazu aufzufordern, ihnen die neuen Informationen mitzuteilen. Dieser muss dann grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen reagieren und bereits die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen. Weitere Informationen etwa über das Kündigungsverfahren, den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung oder Fortbildungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Das kann jeweils auch durch ein Informationsblatt geschehen, das aber ebenfalls in Schriftform ausgehändigt werden muss. Sollten sich außerdem wesentliche Arbeitsbedingungen ändern, muss der Arbeitgeber die Belegschaft initiativ bereits am Tag der Änderung schriftlich davon unterrichten.

2.000 Euro Bußgeld möglich – pro Verstoß

Bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz kann zukünftig ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß fällig werden. Wer also systematisch etwa gegen das Schriftformerfordernis verstößt, die Auskünfte nicht vollständig oder nicht rechtzeitig aushändigt, muss – gerade bei einer hohen Anzahl von Mitarbeitenden – tief in die Tasche greifen.

Dass das Nachweisgesetz nicht eingehalten wird, kann z.B. bei Sozialversicherungs- oder Rentenprüfungen sowie bei Kontrollen des Zoll zum Mindestlohn auffallen.