Elektronische Kassen – jetzt kommt die Meldepflicht!

Seit 2019 ist die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme mit TSE ausgesetzt. Nun soll ab 1. Januar 2025 ein Verfahren zur Meldung der elektronischen Kassensysteme zur Verfügung stehen. Ab 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften Systeme innerhalb eines Monats gemeldet werden. Für bestehende gilt eine Übergangsfrist bis zu 31. Juli 2025.

Betriebe müssen ab kommendem Jahr ihre elektronischen Kassensysteme bei ihrem Finanzamt melden. Ab 1. Januar 2025 werde die elektronische Übermittlung über das Programm „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle möglich sein, teilt das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem BMF-Schreiben mit (IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009). Ursprünglich sollte die Meldepflicht schon 2020 kommen. Sie wurde allerdings mehrfach verschoben, weil es kein Verfahren dafür gab.

Regelungen und Fristen für die Meldung

Nun müssen Handwerker handeln. Das bedeutet: Sie müssen alle Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme sowie die dazugehörigen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden. Folgende Regelungen und Fristen gelten:

  • Alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Alle ab dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
  • Das gilt auch für gemietete und geleaste Kassensysteme.
  • Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen und nicht mehr im Betrieb vorgehalten werden, müssen innerhalb eines Monatsabgemeldet werden.
  • Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, müssen nur abgemeldet werden, wenn sie zuvor angemeldet worden sind.
  • Bei jeder Mitteilung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden.

Wer ist von der Meldepflicht betroffen?

Betroffen sind von der Meldepflicht Kassensysteme und elektronische Registrierkassen. Was genau dazu zählt und welche Informationen übermittelt werden müssen, hat das Bundesfinanzministerium 2023 in einem BMF-Schreiben konkretisiert (IV A 4 – S 0316-a/18/10001):

  • Als elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen gelten für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die eine Kassenfunktion haben.
  • Als Kassenfunktion gilt es, wenn ein Aufzeichnungssystem der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann.
  • Dies gilt auch für „vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen“ wie zum Beispiel Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern, wie auch „an Geldes statt“ angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
  • Aufbewahrungsmöglichkeiten für Bargeld, etwa in Form einer Kassenlade, spielen hingegen keine Rolle.

Folgende Informationen müssen laut BMF gemeldet werden:

  • Name des und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer muss diese gemeldet werden.
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mit Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer (nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO),
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort),
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.